景德镇市政府采购办公室主任张纯告诉记者，今年我们出台了《景德镇政府采购项目档案管理暂行办法》（以下简称《办法》），“该《办法》将促进我市政府采购档案管理逐步走向规范化，并且归档的内容也进一步明确化”。

      归档内容明确

      此前，景德镇市政府采购办没有明确规定采购资料归档的内容，虽然《政府采购法》有相关的要求，但是，归档文件的内容、文件归档的顺序等没有明确的规定。

      《办法》恰恰弥补了这一空白，并指出，项目的前期准备材料、项目的招标（询价、谈判等）文件材料、项目的开标文件材料、项目的投标（报价等）文件材料、项目的评审文件材料等8类材料属于归档内容，并且每一类材料，景德镇市政府采购办还将其进行了进一步细化，比如，项目的投标（报价等）文件材料包括：已发出采购文件（包括招标、询价、竞争性谈判、单一来源采购的有关文件、资料、样本、图纸等）、已发出采购文件的必要澄清或修改的文件、采购公告（包括招标公告等）、邀请招标函、询价函或者谈判邀请函、购买招标（询价等）文件的登记记录（包括不足三家的情况记录）等9项内容，可谓详细全面。

      同时，该《办法》要求，卷内档案材料按照政府采购工作流程的顺序排列，依次为项目立项准备、项目招标、项目开标、项目评审、招标结果、项目合同、项目验收的文件材料及其他资料，以便于后期的查找和翻阅。

      明确划分责任

      “该《办法》的出台，不仅仅要规范政府采购档案管理行为，而且还有一个重要的目的就是规范景德镇市政府采购办内部的工作，加强内部的协调合作，明确责任，将责任落实到人”，张纯表示。

      据了解，目前，景德镇市政府采购办分为三个科室，分别为采购科、信息科、综合科，每个科室负责不同类别的采购，在《办法》出台之前，档案整理的责任没有明确，通常是“谁采购谁归档”，文件丢失、残缺等问题时有出现，甚至有时，当供应商投递了质疑、投诉书，但由于采购文件残缺不全，导致案件调查存在很大难度，而问及工作人员，又互相推诿责任。 www.world-stone.com

      为此，景德镇市政府采购办出台《办法》，明确规定，综合科负责政府采购档案立卷、装订、编制目录、归档，并对档案统一管理，以确保政府采购项目档案存放有序、查阅方便，严防毁损、散失。“当责任落实到人，由专人负责，文件残缺、丢失等问题就将大大减少，当需要查询历史文件时，查询的速度和准确率也将进一步提高”。

      尚存一点不足

      虽然类似于该《办法》的管理规定，在江西省还为数不多，虽然该《办法》对应该归档的文件、归档的责任人，归档的时间等内容都进行了明确、具体的规定，但是，“该《办法》依然存在一些美中不足之处”，张纯表示。

      目前，《办法》还只是约束景德镇市政府采购办内部人员档案管理的工作，关于采购人、供应商、采购代理机构的相关采购文件还没有纳入该《办法》的管理范围之内。“如果将这些文件全部划归约束范围，需要市政府有关部门统一发文，才能达到有效规范的作用”，张纯说，“这还有些难度”。www.world-stone.com

      但是，这些困难，并不能成为景德镇市政府采购办不断前进的绊脚石，最终，采购人、供应商、采购代理机构的采购文件都将被纳入该《办法》的管理范围，景德镇市最终将建立起全面的政府采购档案库，为档案的查询提供更多的便利。